1. Attività e struttura organizzativa
Sede: Piazza Carlo Pedroni 2, 28922 Verbania (VB), Italia
P.IVA 02477870394
C.F. DSTSSB78P70L483L
L’attività comprende coaching individuale e di team, formazione sulle soft skill, consulenza organizzativa e HR, assessment e profiling professionale, progettazione di corsi digitali e produzione di materiali formativi.
Le aree affrontate includono, tra le altre, comunicazione, ascolto, leadership, delega, pianificazione, time management, gestione delle emozioni, prevenzione dello stress, team building, relazioni e conflitti.
La titolare svolge direttamente le principali attività professionali e può avvalersi di collaboratori o fornitori esterni per servizi tecnici, amministrativi, digitali o specialistici.
2. Riferimenti adottati
Il documento tiene conto, per quanto pertinenti alla natura e alle dimensioni dell’attività, dei principi ricavabili da:
- D.Lgs. 231/2001, come riferimento volontario per prevenzione, controllo e responsabilità organizzativa;
- Legge 4/2013 sulle professioni non organizzate;
- Regolamento UE 2016/679 e D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018, in materia di protezione dei dati personali;
- D.Lgs. 81/2008 per gli aspetti applicabili a corsi, incontri e attività in presenza;
- disciplina fiscale, contrattuale, consumeristica e delle comunicazioni commerciali applicabile;
- principi professionali e deontologici dichiarati nel Codice etico.
Eventuali norme specifiche, incluso il D.Lgs. 24/2023 in materia di segnalazioni, vengono applicate soltanto quando ne ricorrono concretamente i presupposti.
3. Finalità del documento
- promuovere comportamenti leciti, corretti e trasparenti;
- individuare preventivamente le aree operative più esposte a errori, abusi o conflitti;
- definire criteri minimi per contratti, dati, pagamenti, comunicazione e rapporti con fornitori;
- offrire a clienti e stakeholder una rappresentazione comprensibile delle misure adottate;
- favorire un miglioramento periodico delle procedure.
4. Analisi delle attività e dei rischi
L’analisi considera le principali fasi operative:
- contatto iniziale e raccolta delle esigenze;
- formulazione della proposta, incarico o contratto;
- raccolta e gestione delle informazioni;
- erogazione di coaching, formazione, consulenza, test e contenuti digitali;
- pagamento, fatturazione e conservazione documentale;
- marketing, comunicazione e gestione del sito;
- selezione e controllo di collaboratori e fornitori.
Le aree di attenzione principali riguardano:
- protezione e minimizzazione dei dati personali;
- correttezza dei pagamenti e della documentazione fiscale;
- veridicità delle comunicazioni informative e promozionali;
- riservatezza delle informazioni aziendali e personali;
- possibili conflitti di interesse;
- corretto utilizzo di assessment, test e strumenti di profiling;
- sicurezza informatica e continuità dei servizi digitali;
- rispetto della dignità, autonomia e libertà decisionale della persona.
5. Destinatari
I principi si applicano alla titolare e, per le parti pertinenti, a collaboratori, consulenti e fornitori coinvolti nell’erogazione dei servizi.
I rapporti con soggetti esterni possono prevedere impegni di riservatezza, protezione dei dati, rispetto della legge e cessazione del rapporto in caso di violazioni gravi.
6. Controllo interno
Considerata la natura individuale dell’attività, il controllo interno è svolto direttamente dalla titolare. Non viene dichiarata l’istituzione di un Organismo di Vigilanza.
In caso di crescita della struttura, inserimento di personale, costituzione societaria o ampliamento significativo dei servizi, sarà valutata l’opportunità di introdurre ruoli di controllo separati e di sottoporre il documento a revisione professionale.
7. Protocolli e procedure operative
7.1 Rapporti con clienti e definizione del servizio
- Il servizio viene descritto tramite proposta, incarico, contratto, condizioni di acquisto o altra comunicazione idonea.
- Sono indicati oggetto, durata, corrispettivo, responsabilità e condizioni essenziali.
- Il servizio viene presentato senza promesse di risultati certi o dichiarazioni ingannevoli.
- Per progetti aziendali vengono concordati obiettivi, destinatari, modalità, eventuali misurazioni e limiti di utilizzo delle informazioni raccolte.
7.2 Protezione dei dati personali
- I dati sono raccolti per finalità determinate e in misura proporzionata.
- Le informative privacy vengono rese nei punti di raccolta pertinenti.
- Consensi specifici vengono richiesti quando costituiscono la base giuridica necessaria.
- Sono adottate misure come password robuste, controllo degli accessi, connessioni protette, backup e aggiornamento dei sistemi.
- I fornitori che trattano dati per conto della titolare vengono disciplinati secondo i ruoli privacy applicabili.
7.3 Pagamenti, fatturazione e tracciabilità
- I compensi vengono gestiti tramite strumenti tracciabili, inclusi bonifico e provider elettronici.
- Viene emessa la documentazione fiscale prevista.
- Le operazioni e i documenti vengono conservati secondo gli obblighi applicabili.
- I dati completi delle carte non vengono memorizzati direttamente quando il pagamento è gestito dal provider esterno.
7.4 Comunicazione e marketing
- Le comunicazioni devono essere veritiere, riconoscibili e non ingannevoli.
- Competenze, qualifiche, collaborazioni e risultati vengono descritti in modo verificabile.
- Newsletter e comunicazioni promozionali vengono inviate secondo la base giuridica applicabile.
- Cookie e strumenti di marketing vengono attivati nel rispetto delle preferenze espresse dall’utente.
7.5 Coaching, consulenza HR, assessment e profiling
- Le valutazioni vengono formulate con imparzialità e sulla base delle informazioni disponibili.
- Test e protocolli proprietari hanno finalità formative, descrittive o di supporto e non sostituiscono valutazioni mediche, psicologiche o cliniche.
- I risultati non producono automaticamente effetti giuridici o decisioni analogamente significative.
- Le informazioni vengono trattate in modo riservato e condivise soltanto secondo gli accordi e le basi giuridiche applicabili.
- Eventuali categorie particolari di dati vengono trattate soltanto quando necessario e in presenza di un’idonea base giuridica.
7.6 Collaboratori e fornitori
- La scelta tiene conto di competenza, affidabilità, sicurezza e rispetto della riservatezza.
- Gli incarichi vengono definiti per iscritto quando necessario.
- L’accesso a dati e sistemi è limitato a quanto indispensabile.
- Violazioni gravi possono comportare sospensione o cessazione del rapporto.
8. Codice etico
La titolare adotta principi di integrità, trasparenza, rispetto della persona, riservatezza, imparzialità, responsabilità professionale e rifiuto di pratiche discriminatorie o ingannevoli.
Il Codice etico costituisce parte complementare del presente documento ed è pubblicato separatamente sul sito.
9. Comunicazioni e segnalazioni
Clienti, collaboratori, fornitori e altri interessati possono comunicare dubbi, comportamenti non coerenti con i principi dichiarati, problemi relativi ai servizi o possibili violazioni scrivendo a:
Le comunicazioni saranno valutate con riservatezza e nei limiti consentiti dalla natura dell’attività. Questo recapito non viene presentato come canale interno di whistleblowing ai sensi del D.Lgs. 24/2023, salvo futura applicabilità della relativa disciplina.
10. Formazione e aggiornamento
La titolare si impegna a mantenere aggiornate le proprie competenze, a riesaminare periodicamente procedure e documenti e a informare eventuali collaboratori sulle regole pertinenti alle attività loro affidate.
11. Revisione del documento
Il documento viene riesaminato almeno ogni due anni e, prima di tale termine, in presenza di:
- modifiche normative rilevanti;
- nuovi servizi o cambiamenti sostanziali dell’attività;
- costituzione di una società, inserimento di personale o ampliamento organizzativo;
- incidenti, reclami o violazioni che evidenzino la necessità di nuove misure;
- modifiche significative ai sistemi digitali o ai fornitori.
Informazioni sul documento
Sara Isabella D’Este
Piazza Carlo Pedroni 2, 28922 Verbania (VB)
P.IVA 02477870394 · C.F. DSTSSB78P70L483L
Email: info@saraisabelladeste.com
Il documento è pubblicato a fini informativi e di trasparenza e può essere sottoposto a futura verifica professionale.